Здравствуйте, Юрий.

Есть предложение добавить возможность учета и ведения отрицательных остатков по кассам (выборочно).
Например такой настройкой:

Для чего нужно:
Иногда приходится на время вкладывать свои средства или заемные - для учета долга можно создать отдельную кассу и вести учет в ней.

Добавить то реквизит можно - не проблема

А что он должен делать ? Какие условия - где и когда ?
Продолжите свою мысль...

Прошу прощения за задержку с ответом
Постараюсь развернуть свою мысль
Сейчас при попытке проведения РКО или перемещения денег из кассы в кассу, при условии, что сумма проводимого документа больше, чем остаток в кассе - проведение невозможно, получаем сообщение:


или:



А почему бы для некоторых касс (по выбору) не разрешить отрицательные остатки?
т.е. предлагаемая настройка разрешала бы вести учет по этой кассе с отрицательным остатком.

Смысл состоит в том, чтобы можно было учитывать задолженность перед тем, кому принадлежит касса.
Например, я веду свою кассу (наличные), в которую инкассирую из магазина, трачу из нее на канцелярию, бензин, и т.д.
Затем мне понадобилось на какое-то время увеличить оборотные средства фирмы, я достал свою заначку/снял с личного счета в банке/занял у друга, и т.д., и из своей кассы перевел деньги в кассу магазина или на расчетный счет (который я тоже веду в программе) на закупку товара.
Создал перемещение денег из своей кассы в соответствующую. В моей кассе сформировался отрицательный остаток. И я в любой момент времени вижу, сколько мне нужно вернуть.

Или еще ситуация:
У меня в штате есть водитель. Для него также заведена отдельная касса. Ему иногда приходится доплачивать свои деньги за груз/бензин/ремонт и т.д. - вот для учета, того, сколько своих денег он потратил и, соответственно, сколько я ему должен - пригодилась бы такая настройка.

Ситуация третья:
Я расчетный счет веду в программе.
В банке у меня оформлен договор овердрафта. Если я им воспользуюсь остатки по расчетному счету станут отрицательными. А как мне это отразить в программе? Вот тут бы и пригодилась бы предлагаемая функция.

Эта галочка не отвечает за бабло в минус. (вроде не должна).
Вам подойдёт хитрость которую я придумал еще лет 5 назад для остатков и денег которые друг могут уйти в минус. Но продавцы не должны этого ощутить и Излишек смогут продать.
Называется "подушка". занесите "внесением" в кассу сумму в 1000 000. ее удобно отнимать и текущая сумма в кассе будет отображаться как
1 034 567.
мы так с пивом поступали. оприходовали по 100 литров пива, это и есть "подушка".
И так как в кегах чуть больше 50 литров, а с 10 кег можно и 20-30 литров излишка получить.
прибыль за этот излишек получает хозяин магазина, а не продавцы, которые видят что программа не хочет больше продавать. Тупо сливаем остаток и нажираемся всем составом (продавцов, было и такое!)
при ревизии документ оприходования можно снять с проведения и получить реальный остаток.

Sam_DF пишет:
Этот противоречит полностью учету.


Что значит учитывать задолженность кому принадлежит касса?

Касса (итал. cassa — ящик) — денежная наличность предприятия или организации; подразделение предприятия, осуществляющее операции с наличными деньгами; а также помещение, где расположено такое подразделение; участок бухгалтерского учёта, предназначенный для отражения информации о движении наличных денежных средств и денежных документов.

Что значит заначка? А что вы налоговой скажете? Это моя заначка ?


Документ ПКО выбрали контрагента Иванов ВП указали статью займ сумма 500 000 .провели и работаем.



обязательно установить флаг в ПКО и РКО учитывать при взаиморасчетах

Появились деньги, заработали доход Документ РКО Иванов ВП указали статью погашение займа 200 000 провели работаем



Открыли документы взаиморасчеты с контрагентами воля и смотрим задолженность Иванов ВП -300 000


По идеи РКО ФИО водителя сумма 100 000.

Далее водитель должен сделать авансовый отчет за потраченные деньги и расхождение или должны мы или он.

Но как это правильнее отразить в программе это уже к Юрию.

Trioka пишет: Спасибо за идею, рабочий вариант. Но хочется вести работу с реальными цифрами.

Присоединюсь к обсуждению, как коллега Sam_DFКакому учету? Налоговому - да, Бухгалтерскому - несомненно. Управленческому - нет.
Мы, например, на данный момент по налоговому учету - НДФЛ, УСН доход-расход, таких небольших организаций думаю много среди пользователей Магазьки. Налоговый учет в этом случае довольно простой, но хочется, чтобы в программе была возможность вести удобный и быстрый управленческий учет и не плодить лишние записи.
Ниже постараюсь развернуть свою мысль.

Если отталкиваться от приведенного Вами определения, то у нас в организации управленческий учет построен следующим образом:
1 тип "касс" - это "подразделение предприятия, осуществляющее операции с наличными деньгами; а также помещение, где расположено такое подразделение", т.е. непосредственно магазины, условно сюда же можем отнести расчетный счет. На эти "кассы" приходит выручка, по ним все строго в отношении соответствия управленческого учета с бухгалтерским/налоговым.
2 тип "касс" - это не помещения, а просто "участок бухгалтерского учёта, предназначенный для отражения информации о движении наличных денежных средств", в нашем случае - это сотрудники организации, которые выполняют различные функции, могут брать наличные денежные средства, тратить их, при отсутствии наличных осуществлять затраты за счет собственных средств и т.д. По этим "кассам" налоговый учет сведется в итоге к одному действию - "расход", приводить по ним БУ в соответствие с управленческим трудозатратно и смысла не имеет.
например:Иванов ВП в данном случае не контрагент, а (с точки зрения управленческого учета) подразделение одной организации.
Иванов сегодня заехал в канцелярский магазин, купил на свои деньги канцелярию на 10к, завтра на свои деньги заправил служебное авто на 5к, а послезавтра инкассировал магазин на 20к, потому что на следующий день ему нужно 5к потратить на транспортной компании. Таких Ивановых у меня например 10 чел и по каждому такие операции ежедневно. Если их оформлять по принципам соответствия управленческого учета с бухгалтерским, то я утону в проводках, мне нужен будет отдельный бухгалтер, а управленческий учет будет загроможден "контрагентами", "займами" лишними проводками. А зачем мне это все нужно, если весь НУ в итоге сведется к расходу в 20к рублей?

В моем варианте я просто осуществляю перемещения денег между кассами, это позволяет в реальном времени иметь информацию за движением наличности, каждый сотрудник может посмотреть учет в программе по себе быстро, и ему не нужны при этом дополнительные знания о принципах двойной записи и т.д. При этом все расходные операции можно спокойно учитывать при ведении НУ.

То же самое по овердрафту по счету: мне не нужно каждый день отражать по принципам двойной записи выдачу мне кредита банком, мне было бы удобно, если бы на счету просто был минус.

В принципе, наличие отрицательных остатков товара на складе ведь тоже противоречит БУ и НУ, но такая опция есть и ей пользуются для "облегчения" учета, потому что первична - реальная жизнь и работа предприятия, а учет - вторичен.
Будет удобно, если то же самое можно было делать и в учете денежных средств.

Steklomagnat пишет

Иванов ВП в данном случае не контрагент, а (с точки зрения управленческого учета) подразделение одной организации.
Иванов сегодня заехал в канцелярский магазин, купил на свои деньги канцелярию на 10к, завтра на свои деньги заправил служебное авто на 5к, а послезавтра инкассировал магазин на 20к, потому что на следующий день ему нужно 5к потратить на транспортной компании. Таких Ивановых у меня например 10 чел и по каждому такие операции ежедневно. Если их оформлять по принципам соответствия управленческого учета с бухгалтерским, то я утону в проводках, мне нужен будет отдельный бухгалтер, а управленческий учет будет загроможден "контрагентами", "займами" лишними проводками. А зачем мне это все нужно, если весь НУ в итоге сведется к расходу в 20к рублей?

И каким образом вы будете отражать свои затраты , Вам не интересно сколько потрачено у вас денег и на что?

То что выговорите это равносильно и проще писать в блокноте тут ни какого нет ни учета ни контроля


Купил за свои деньги пришел принес чек отчитался ему выдали деньги.

Или выдали деньги пошел купил рассчитался остаток возврат в кассу

Как и обычно, затраты отражаются "из кассы" этого человека.
Почему нет ни учета ни контроля? Полный учет и контроль в режиме реального времени, только без умножения дополнительных сущностей и лишних проводок. Не нужно выдавать займы, потом их гасить. Просто если у человека в кассе минус - значит мы ему должны деньги. Если минус по счету - то должны деньги банку. В остальном такой же точно учет, как и у всех.
С точки зрения бухгалтера - истинно правильный алгоритм, в огромных организациях зачастую - единственно верный. Но не эффективный с точки зрения управления. Пример: у сотрудника рядом с домом склад транспортной компании. Внезапно утром получаем информацию, что пришел груз, нужно оплатить наличными 500 руб и получить его, отвезти в магазин. В нашем случае сотрудник забирает груз за свои деньги (затраты на оплату услуг ТК отражаются по его кассе в минус, получается отрицательный остаток), далее привозит в магазин товар и забирает из кассы то,что потратил (в его кассеостаток опять 0). Учет проведен, все затраты отражены.
Если все делать правильно с точки зрения бухгалтера, то сотрудник тогда едет в магазин, берет там из кассы подотчет деньги, возвращается назад в ТК, забирает груз везет опять на магазин, отчитывается за аванс, возвращает сдачу. С точки зрения бухгалтера - все как надо. С точки зрения эффективности - минус 300 руб на бензин и минус 2 часа времени сотрудника. Или же он сперва выдает займ компании, оплачивает услуги ТК, потом забирает из кассы магазина деньги, гасит этот займ? Но тогда это 2 дополнительные операции в которые нужно еще бухгалтера привлечь.

Вы приводите аргументы либо с позиции бухгалтера, либо с позиции владельца бизнеса, у которого в бизнесе все линейно, и поэтому желание "правильно" отражать операции побеждает трудозатраты на такое отражение.

Давайте приведу пример с овердрафтом (упрощенно-утрированный):
Утром у меня на счете 0 руб. и я заплатил поставщику за товар 50 000 руб., за счет кредитных средств.
Вечером магазин продает товаров по безналу на 50 000 руб. Соответственно, остаток на конец дня по счету опять 0 руб.
В вашем варианте кроме операций по расходу и реализации нужно отразить еще предоставление займа утром и погашение займа вечером.
В моем варианте я эти 2 лишние проводки не делаю. У меня в учете просто в обед числится по счету -50 000 руб, а к вечеру тот же ноль что и у вас.
Т.е. я в любой момент времени получаю управленческую информацию ровно такого же качества, что и у вас, но затрачиваю на это меньше усилий.
2 лишних проводки в день - это 62 проводки в месяц. Если при этом таких счетов у меня 10, то это 620 проводок в месяц, а если по каждому счету таких операций в день по 10 штук, то это 6200 проводок в месяц, которые на конечный результат не влияют, а их нужно делать только для "правильности" учета.
В этом случае что победит? Ощущение "правильности" учета или эффективность работы в целом?

перечитал, уверен что вам подходит мой вариант с подушкой.
внести изначально сумму на которую доверяете делать овердрафт

Согласен, с овером более-менее удобно. А с остальными кассами? Там же нет четких договоренностей по лимитам . А если по всем ввести "подушки", то качество управленческой отчетности снизится. Сложно воспринимать, какие у тебя чистые активы. Вроде по всем кассам в сумме 200 тыс есть, а на самом деле ты должен уже всем. Или в кассе у человека 50 тыс, а на самом деле у него уже своих денег то нет, которые он может потратить. Как за этим всем уследить? Корректировать постоянно придется на размер "подушек".

Это как с товарами, можно запретить продажи в программе если по товару остаток 0, но в реальности продажи в минус разрешены у всех, потому что мало ли что в учете, дело не должно страдать. Но костыль в виде "оприходуем на всякий случай по 100 штук лишних товаров" никто не делает, это качество учета снижает.

Просто это можно сделать как опцию к каждой кассе отдельно. Кому это не нужно может запретить отрицательные остатки, а кому нужно - разрешит, это очень упрощает жизнь.

Steklomagnat пишет: 100 приняли, перед ревизией убрали. ниче не снижает.
Вариант вашего текущего учета вапще ежедневного Стакана просит.
Внесите Миллион. очень наглядно будет. единичку в начале закрыл пальцем и вот тебе сумма.

Ну ок, вот два варианта:
Ваш:



И наш:



Где информативнее? Что мне закрывать по вашему варианту? Чтобы увидеть реальную картину - придется каждый раз вычитанием-сложением заниматься(
Это еще почему? С каких пор реальные цифры позывы к стакану вызывают?

вы хотели избавиться от минусов!
сумма меньше 10 лямов, дает понять что вам должны бабла.
а если всё в плюсе, вот тогда все наглядно.
подушка не покажет красивого отрицательного, это сразу понятно было.

Trioka пишет:
Да нет же, не хотели, мы хотели как раз наоборот, чтобы минусы показывались и учитывались!